2008–ban az évi költségvetés a kispályázatok számára € 512.000. A pályázatok beküldésének határideje: március 1., június 1., szeptember 1. és december 1. Egy konkrét pályázatra a kérvényezhető összeg maximum € 4.000.

A pályázati űrlapot elektronikusan és két eredeti példányban postán is el kell küldeni. Az űrlaphoz tartozó minden mellékletből elég egy példányt küldeni. A határidő után érkező kérvényeket nem fogadjuk el. A postán érkező kérvényeknél a feltüntetett postai pecsét a döntő.

I. Általános információk

A jóváhagyott költségvetés és a rendelkezésre álló források szerint az Alap pénzügyi forrásai különféle tevékenységek támogatására fordíthatók, az alábbi területeken:

Az Alap pénzügyi hozzájárulása nem haladhatja meg a projekt összköltségének az 50%-át, beleértve a pályázó saját természetbeni hozzájárulását, (nem pénzbeli hozzájárulás, pl. saját autóbusz, saját személygépkocsi, saját szállás, saját helyiségek), vagy más, társfinanszírozó alanyok természetbeni hozzájárulását. A költségvetés 6 hónapra tervezhető, még ha a projekt a tervek szerint tovább is tartana.

Az Alap előnyben részesíti azokat a pályázatokat, melyekben a V4-es országok mindegyike részt vesz. Az Alap nem fog támogatni olyan pályázatokat, melyekben háromnál kevesebb országból vannak résztvevők, kivéve a határon átnyúló együttműködés területén megvalósuló pályázatot. (Határon átnyúló együttműködés esetén elég két országból való partner együttműködése.) Az Alap emellett részt vehet olyan pályázatok támogatásában is, melyek a V4-országokon kívüli résztvevővel együttműködésben kerülnek megvalósításra, amennyiben az adott pályázatok az Alap célkitűzéseivel összhangban vannak. A V4 országain kívül élő pályázókra ugyanezek a feltételek érvényesek, ha tematikailag érintik a visegrádi együttműködést.

Az Alap anyagi forrásokat csak konkrét eseményekre biztosíthat és előzetesen meghatározott tételekre:

    1. nyomdai költségek (nyomtatás, kiadványok kiadása, terjesztése)
    2. terembérlet és az ehhez szükséges technikai költségek bérlete
    3. művészek tiszteletdíja
    4. szállás és étkezési költségek
    5. utazási költségek
    6. expertek tiszteletdíja
    7. fordítás és tolmácsolás
    8. díjak, jutalmak
    9. irodai szükségletek és propagációs anyagok
  10. reklám (nyomda, rádió, TV, óriásplakát, stb.) és propagáció
  11. a web oldal kialakítása és aktualizálása

A támogatást elsősorban a V4-es országokból érkező és a V4–es országokon belüli pályázatok számára szándékozzuk biztosítani.

Az Alap által támogatott pályázatoknál a támogatás nem használható fel:

Az Alap csak akkor biztosítja a támogatást, ha az Alap és a pályázó fél között írott szerződés született (kispályázatok esetén megegyezik a pályázati űrlappal), amely a pályázat finanszírozásának konkrét feltételeit szabályozza.

Az Alap nem biztosít támogatást olyan pályázatokra, melyek finanszírozása közköltségvetésből történik.

Az Alap nem finanszíroz olyan projekteket, melyek nem teszik lehetővé, hogy az Alap teljes felelősséget és ellenőrzést vállaljon felettük.

A pályázatok finanszírozásánál az Alap a pénzek arányos elosztásának elve alapján fog eljárni a Cseh Köztársaságból, Magyar Köztársaságból, Lengyel Köztársaságból és Szlovák Köztársaságból érkező személyek esetében.

Az Alap a civil társadalom kiépítését célzó tevékenységeket támogatja. A támogatások elosztásának - különösen az Alaphoz támogatásért folyamodó, nem-kormányzati pályázók esetében – ezen elvet kell követnie.

II. A pályázat előkészítése

A kérvényezőnek a pályázati űrlapot kell kitöltenie, amit a honlapunkról kell letöltenie. Szükség esetén a pályázó csatolva mellékelhet kiegészítő információkat a pályázathoz.

A pályázat megvalósításához igényelt anyagi támogatás pályázati űrlapját az előírt formában számítógépen, angolul kell kitölteni, e-mailen és postázva is el kell küldeni (két eredeti példányban). A pályázati űrlapot a kérvényezőnek saját kezűleg kell aláírnia. Ha a pályázó jogi személy, a pályázati űrlapot csak a szervezet törvényes képviselője írhatja alá.

A pályázati űrlaphoz a következő kiegészítő dokumentumokat is csatolni kell:

Az Alap titkársága a pályázatokat beérkezésük sorrendjében veszi nyilvántartásba. A beküldők a pályázat kézhezvételéről e- mailben kapnak értesítést, és kapnak egy sorszámot. A további levelezéseknél legyenek szívesek ezt a sorszámot feltüntetni.

III. A pályázatok jóváhagyása

Az Alap titkársága a megkapott pályázatokat leellenőrzi a formai követelményeknek való megfelelés szempontjából. Az ügyvezető igazgató minden pályázatot tartalmi szempontból átnéz, különös tekintettel arra, hogy az Alap szabályainak mennyiben felel meg az adott pályázat.

Az ügyvezető igazgató véleményt készít az adott pályázatról, javasolja – vagy elutasítja az adott pályázatot.

A jóváhagyási folyamat 6 hétig tart. A pályázónak a tervezett események naptára kitöltésénél ezt a tényt figyelembe kell vennie, mert a jóváhagyási folyamat alatt végbemenő pályázatokat nem lehet támogatni sem elbírálni.

Az ülésen a Nagyköveti Tanács vagy a) elfogadja vagy b) elutasítja a pályázatot. A Nagyköveti Tanács által hozott döntések véglegesek. Semmilyen jogi eljárás alapját nem képezhetik és részletes indoklást sem igényelnek.

A titkárság írásban értesíti a pályázót az elbírálási folyamat eredményéről (postán és/vagy e-mailben). Az Alap titkársága nem köteles a döntés indokairól tájékoztatni. Nem köteles továbbá a pályázatot készítőjéhez visszajuttatni. A pályázat elutasítása esetén minden pályázó ismét pályázhat ugyanannak a pályázatnak a finanszírozására a következő körben, ha a tervezett időkereteket későbbi időpontra változtatja és új pályázatot nyújt be.

IV. A pályázat kivitelezése

A pályázó köteles a pályázatot a szerződésben megállapodott időkeretek és pénzügyi feltételek között megvalósítani. Az Alap a pályázó számára a benyújtott számlák alapján (számlák, készpénzfizetési számlák, utazási kiadásokról kiállított kimutatás, vagy utazási jegyek, különféle szerződések, banki számlakivonat, stb.) fizeti ki a megadott összeget.

A költségek a pályázat sikeres megvalósítása után egy összegben lesznek átutalva, amennyiben a Zárójelentést s az illetékes könyvelési iratokat elküldték a címünkre.

Kivételes esetekben a pályázó kérheti az Alaptól az elfogadott pályázat módosítását. A pénzügyi és időbeli feltételekre vonatkozó módosítási kérelmeket az Alap elbírálja. Minden kérelmet a NVA titkárságának kell elküldeni.

A pályázó köteles az Alap titkárságának a pályázathoz vagy a Nemzetközi Visegrádi Alaphoz kapcsolódó bármilyen médiumban megjelenő szöveget, nyilatkozatokat, véleményeket és propagációs anyagokat átadni, és tájékoztatást is adni a pályázat munkálatainak menetéről.

A pályázónak úgyszintén kötelessége:

A.
Tájékoztatni az NVA titkárságát a pályázat megvalósítása idején tervezett rendezvényekről, a meghívókat, bejelentéseket 14 nappal előre kell elküldeni.

B.
A Visegrádi Együttműködés gondolatának és a Nemzetközi Visegrádi Alap jó hírének terjesztése és támogatása érdekében a megvalósítási időszakban, és beilleszteni az Alap logóját és web-címét minden tájékoztató anyagba, például a pályázat megvalósításával kapcsolatos meghívókba. Az Alap logójának formája és dimenziója arányban kell, hogy álljon a pályázónak biztosított támogatás mértékével.

C.
Be kell mutatnia az Alapnak a Zárójelentést a projekt eredményeiről és hasznáról, tartalmazva:

   • a végső pénzügyi elszámolást
   • az NVA támogatásának elismerését igazoló szükséges pályázat dokumentációit

A szerződés lejárta után a zárójelentést legkésőbb 30 napon belül kell beküldeni.

V. A pályázat értékelése

Az Alaphoz beküldött minden pályázat folyamatos és végleges értékelés tárgyává válik a titkárság részéről.

. nyomtat