Ogólna suma przeznaczona na Strategiczne Granty wynosi 300.000 EUR. Termin składania wniosków: 15 lutego.

Kwota wsparcia jednego projektu w ramach tego programu wynosi w przybliżeniu 50.000 EUR.

Wnioski o wsparcie prosimy przesyłać drogą elektroniczną i jednocześnie 1 kopię pocztą na adres Funduszu. Wnioski przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. Wszystkie płyky k wniosku prosimy przesyłać tylko w jednej kopji. Drogą elektroniczną wnioski muszą być wysłane najpóźniej o godzinie 23.59, a w przypadku przesyłki pocztowej decyduje data stempla.

I. Informacje ogólne

Wsparcie finansowe Funduszu nie może przekroczyć 50% ogólnych kosztów projektu. Ogólny budżet powinien uwzględniać również ewentualny własny wkład wnioskodawcy w naturze i usługach (nie finansowy wkład, którym może być przyznana finansowa wartość n.p. własny autobus, własny samochód dla transportu, własne zakwarterowanie, własne pomieszczenia lub objekty sportowe) oraz taki wkład innych partnerów, współfinansujących projekt. Budżet projektu powinien dotyczyć okresu maksymalnie 12-36 miesięcy – również w przypadku, gdy sam projekt trwa dłużej.

W każdym z projektów Fundusz może finansować wyłącznie następujące koszty:

    1. druk publikacji, ich produkcję i dystrybucję
    2. wynajęcie pomieszczeń na imprezy i koszty techniczne (wynajem sprzętu i aparatury, itp)
    3. honoraria dla artystów
    4. zakwaterowanie i wyżywienie
    5. koszty podróży
    6. honoraria dla ekspertów
    7. przekłady i tłumaczenia
    8. nagrody w konkursach
    9. materiały promocyjne
  10. koszty PR (reklama i promocja)
  11. tworzenie i aktualizacja stron internetowych

Oczekuje się, że wsparcie ze strony Funduszu będzie przede wszystkim przeznaczone na pokrycie kosztów udziału w projektach uczestników z krajów Grupy i na terenie państw Grupy.

Fundusz nie może finansować następujących kosztów:

Fundusz przyznaje grant wyłącznie na podstawie pisemnego kontraktu z organizatorem (jego wzór jest na stronach internetowych Funduszu), który precyzyjnie ustala wszelkie warunki finansowania projektu.

Fundusz nie wspiera projektów znajdujących się w kompetencji organów administracji państwowej i finansowanych z budżetu państwa (ministerstwa, instytuty kulturalne itd). Instytuty kulturalne państw Grupy Wyszehradzkiej mogą uczestnyć w projektach, ale nie mogą być rozważane jako partnerzy projektów (na przykład Instytut Polski w Budapeszcie nie może być być partnerem z polskiej strony w projekcie węgierskim).

Priorytetem Funduszu jest wspieranie projektów przyczyniających się do rozwoju społeczeństwa obywatelskiego.

II. Przygotowanie wniosku

Wniosek o grant musi być wypełniony na odpowiednim formularzu, dostępnym na stronie internetowej Funduszu. W razie potrzeby wnioskodawca może do tego formularza dołączyć dodatkowe załączniki.

Wniosek musi być napisany na komputerze po angielsku i dostarczony do Funduszu zarówno w wersji elektronicznej, jak też w formie drukowanej (pocztą bądź osobiście). Te dwie kopje wniosku musią zawierać własnoręczny podpis wnioskodawcy. Jeśli wnioskodawcą jest osoba prawna, konieczny jest podpis statutarnego reprezentanta instytucji.

Wraz z wypełnionym wnioskiem i ew. załącznikami konieczne jest dostarczenie następujących dokumentów, stanowiących istotny czynnik w procesie podejmowania decyzji o wsparciu projektu.

Oprócz wniosku prosimy przesyłać następne obowiązkowe załączniki:

Uwaga: Wnioskodawcy z krajów spoza Grupy Wyszehradzkiej też muszą dołączyć kopie każdego z wymienionych powyżej dokumentu w języku ojczystym i w tłumaczeniu na angielski podpisane przez przedstawicieli prawnych.

   • (3) kopia potwierdzenia o rejestracji czy dokumentu tozsamosci wnioskodawcy
          od partnerów organizacyjnych

   • (4) oryginał listu z potwierdzeniem od partnerów organizacyjnych, który:
     - musi być napisany po angielsku
     - musi być wydrukowany na oficjalnym papierze listowym z nagłówkiem
     - musi być podpisany przez prawnego przedstawiciela partnera
     - musi wskazywać nazwę projektu i rolę partnera
     - nie może być starszy niż 3 miesiące

   • (5) kopie listów od współfinansujących partnerów
   • (6) specjalne pozwolenia na realizację projektu (jeśli są potrzebne)

Uwaga: Wszystkie dokumenty powinny być dostarczone do Funduszu razem z podaniem w jednej kopercie. Dokumenty przysyłane oddzielnie nie będą rozpatrywane.

Powyższe dokumenty należy dostarczyć pocztą na adres:

     International Visegrad Fund
     Kráľovské údolie 8
     SK-811 02 Bratislava
     Słowacja

     E-mail: strategic@visegradfund.org

Sekretariat Funduszu rejestruje wszystkie projekty w kolejności nadsyłania. Każdy wnioskodawca otrzyma za pośrednictwem e.mailu pisemne potwierdzenie zarejestrowania wniosku oraz zostanie mu przydzielony numer ewidencyjny projektu. W każdej następnej korespondencji z Funduszem prosimy powoływać się na wspomniany numer projektu.

III. Zatwierdzanie wniosków

Sekretariat Funduszu kontroluje, czy projekty spełniają formalne kryteria. W razie, gdy wniosek jest niekompletny lub wykazuje błędy formalne, sekretariat zawiadamia wnioskodawcę o stwierdzonych błędach. Dyrektor wykonawczy ocenia każdy projekt pod względem jego merytorycznej zawartości, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy jest on w zgodzie z celami Funduszu. Dyrektor wykonawczy następnie proponuje bądź nie proponuje Radzie Ambasadorów wsparcie projektu.

Uwaga! Proces decyzyjny w przypadku Grantów Strategicznych trwa maksymalnie 10 tygodni po ostatecznym terminie składania wniosków. Należy to względnić w kalendarzu imprez projektów, ponieważ Fundusz nie wspiera i nie rozpatruje projektów już rozpoczętych.

Rada Ambasadorów na swych kolejnych posiedzeniach wnioski: a) zatwierdza, b)odrzuca. Decyzje Rady Ambasadorów są ostateczne, nie podlegają zaskarżeniu i nie wymagają szczegółowego wyjaśniania.

Sekretariat Funduszu pisemnie (pocztą i/lub e-mailem) informuje wnioskodawców o podjętych decyzjach. Fundusz nie jest zobowiązany do uzasadnienia decyzji, ani do zwrotu nadesłanych wniosków. W przypadku odrzucenia wniosku wnioskodawca może ponownie ubiegać się o grant w następnej rundzie, o ile pozwala mu na to czasowy plan imprez oraz pod warunkiem nadesłania nowego wniosku.

IV. Realizacja projektu

Grantobiorca jest zobowiązany do zrealizowania zatwierdzonego projektu w zgodzie z przedstawionym kalendarzem imprez i warunkami finansowymi, zawartymi w kontrakcie. Fundusz wypłaca grantobiorcy ustaloną kwotę grantu na podstawie przedłożonych dokumentów finansowych (rachunków, faktur, dowodów wpłaty i wypłaty, wykazów kosztów podróży, delegacji, biletów, umów o dzieło, wypisów bankowych itp).

W uzgodnionych z Funduszem przypadkach realizacja wypłat może następować w ratach – po zakończeniu konkretnego etapu realizacji projektu i przedstawieniu dokumentów finansowych z tego etapu. Kwota jednej raty jest najmniej 1.000 EUR.

W wyjątkowych przypadkach grantobiorca może wystąpić z prośbą o zmianę warunków zawartego kontraktu. Każda taka prośba jest rozpatrywana indywidualnie.

Grantobiorcy są zobowiązani dostarczyć Funduszowi informacje o medialnych i promocyjnych efektach projektu oraz regularnie informować o stanie jego przygotowań irealizacji.

Grantobiorcy są również zobowiązani do:

A.
Informowania Sekretariatu Funduszu o planowanych imprezach projektu poprzez nadesłanie zaproszeń z przynajmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

B.
Propagowania i wspierania ducha współpracy wyszehradzkiej w trakcie realizacji projektu oraz umieszczenia logo Funduszu i adresu jego strony internetowej na wszelkich materiałach informacyjnych i promocyjnych (także na zaproszeniach), związanych z realizacją projektu. Format i rozmiar logo musi być odpowiedni do wysokości otrzymanego wsparcia.

C.
Przedstawiania Funduszowi co 6 miesięcy szczegółowych raportów na temat realizacji projektu, łącznie ze sprawozdaniami finansowymi.

D.
Przedstawienia Funduszowi końcowego raportu z realizacji projektu wraz z:

   • końcowym rozliczeniem finansowym
   • dokumentacją projektu potwierdzającą prezentację Funduszu jako sponsora imprezy

Raport końcowy musi zostać dostarczony do Funduszu najpóźniej w ciągu 30 dni po zakończeniu okresu, na który opiewa kontrakt.

V. Ocena projektu

Wszystkie projekty wspierane przez Fundusz są oceniane w trakcie ich realizacji i po zakończeniu.

VI. Sprawozdanie finansowe

Otrzymanie wsparcia finansowego jest możliwe tylko po dostarczeniu pełnego sprawozdania finansowego, na które składają się opłacone dokumenty finansowe przetworzone w formie zaleconych formularzy (z zastosowaniem formularzy dostępnych na stronie internetowej Funduszu).

Sprawozdanie finansowe zostanie przygotowane tylko w odniesieniu do kosztów, o pokrycie których zwrócono się do Funduszu (tzn. zgodnie z kontraktem). Wszystkie pozostałe koszty związane z projektem zostaną zadeklarowane w oddzielnej tabeli Końcowego Raportu. Raport Końcowy zostanie podpisany przez prawnego przedstawiciela wnioskodawcy ubiegającego się o wsparcie.

Proszę zauważyć, że Fundusz zaakceptuje do pokrycia kosztów tylko te wydatki, które poniósł wnioskodawca i/lub partner(zy) kontraktu (wymienieni w kontrakcie) oraz w czasie trwania kontraktu.

Wszystkie składowe kosztów kwalifikujące się do zwrotu są wyraźnie wymienione w kontrakcie.

Fundusz nie może zaakceptować żadnych kosztów wewnętrznych poniesionych przez wnioskodawcę lub jego/jej partnerów kontraktowych, ani kosztów wynikających z kontraktu zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Kryteria Formalne:

   • Sprawozdanie finansowe należy przygotować z zastosowaniem obowiązkowych formularzy
     (tabeli sprawozdania finansowego: FS, załączników do FS: Enc., raportu końcowego: FR)
   • Załącznik (pismo przewodnie) musi być dołączone do każdego dokumentu finansowego
     (razem z potwierdzeniem zapłaty)
   • Wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osobę, która je przygotowała
   • Wszystkie załączniki należy podsumować i wpisać do tabeli podsumowującej – FS
   • Wszystkie załączniki należy umieścić w kolejności chronologicznej
   • Sprawozdanie finansowe i raport końcowy (FS i FR) muszą być podpisane przez prawnych
     przedstawicieli wnioskodawcy
     (reprezentującego oficjalny wniosek o wsparcie ze strony Funduszu)

Wnioskodawcy z kraju spoza Grupy Wyszehradzkiej zawsze muszą dołączyć do Sprawozdania finansowego tłumaczenie na angielski następujących dokumentów podpisanych przez prawnego przedstawiciela:

   • Kopię wyciągu z konta bankowego
   • Talon na kasę podręczną
   • Wszystkie dokumenty finansowe (np. faktury, kontrakty, rachunki, dowody wpłaty, itd.)
   • Inne wewnętrzne dokumenty konieczne do uzyskania wsparcia finansowego na projekt
   • Inne dokumenty wymagane przez Fundusz

Wszystkie obowiązkowe formularze, jak również „Instrukcje do sprawozdania finansowego” i „Wymogi sprawozdania finansowego” można ściągnąć ze strony internetowej Funduszu.

(10/2009)

. drukuj
. powrót